افزایش نقش‌آفرینی IT در سازمان‌ها؛ نتایج نظرسنجی سالانه موسسه مک‌کینزی

نتایج ششمین نظرسنجی جهانی سالانه موسسه مک‌کینزی که در دسامبر ۲۰۱۱ انجام شده نشان می‌دهد مدیران اجرایی پیش بینی می‌کنند سازمان آن‌ها، از یک سو بودجه حوزه IT را افزایش خواهد داد و از سوی دیگر به سمت استفاده از پلتفرم‌های جدید فناوری با هدف حمایت از نوآوری‌های بیشتر پیش  می‌روند.

انتظارات فزاینده از IT

«سطح انتظارات از IT و نیز امیدواری نسبت به مزایای فناوری‌های جدید، هرگز تا این حد در اوج خود نبوده است. مدیران به استفاده از IT به منظور بهبود فرآیندهای کسب و کار ادامه می‌دهند و حتی بر این باورند که در محیط رقابتی کنونی که فناوری‌های روز، به طور فزاینده‌ای شکل و شمایل بازار و خواست مشتری‌ها را تغییر می‌دهد، IT می‌تواند نقش پررنگ تری نسبت به گذشته داشته باشد.»

 

اینها یافته‌هایی است که از ششمین نظرسنجی سالانه فناوری کسب و کار موسسه مک کینزی که در ماه دسامبر ۲۰۱۱ انجام شده به دست آمده است. در این نظرسنجی آنلاین، پاسخ‌های ۹۲۷ مدیر به دست آمده است که  ۴۸۸ نفر آنها مدیران حوزه فناوری بودند و ۴۳۹ نفر مدیران حوزه‌های دیگر بوده‌اند. در این نظرخواهی طیف گسترده‌ای از مدیران فعال در حوزه‌ها و صنایع مختلف، از سازمان‌هایی با حجم و اندازه‌های مختلف مشارکت داشته‌اند.

   سطح انتظارات از IT و نیز امیدواری نسبت به مزایای فناوری‌های جدید، هرگز تا این حد در اوج خود نبوده است. مدیران بر این باورند که در محیط رقابتی کنونی IT می‌تواند نقش پررنگ‌تری نسبت به گذشته داشته باشد

در این نظرسنجی از مدیران فعال در حوزه‌ها و صنایع گوناگون از کشورهای مختلف پرسیده شده است:

– در سازمان آنها IT چه نقش و کاربردی دارد؟

– انتظارات آنها از IT چیست؟

– هزینه‌هایی که سازمان آن‌ها برای بخش IT صرف می‌کند چقدر است؟

در نگاه به آینده، مدیران از دنیای IT انتظار دارند با ایجاد پلتفرم‌ها و ابزارهای جدید، از نوآوری و رشد در سازمان پشتیبانی به عمل آورده، و با به دست دادن داده‌ها و تحلیل‌های پیشرفته، به تنظیم تدابیر مناسب و اتخاذ تصمیم‌های به جا کمک کند. همچنین دست یافتن به بالا‌ترین سطح استفاده از مزایای فناوری‌های همراه، از دیگر توقعات مدیران سازمان‌هاست. خبر خوش این است که با وجود بالا بودن سطح این توقعات، بسیاری از مدیران پاسخگو در نظرسنجی، از تمایل و خوش‌بینی سازمان خود نسبت به صرف هزینه بیشتر برای حوزه IT و اختصاص بودجه بیشتر به این بخش سخن می‌گویند.

میزان پاسخگویی IT به انتظارات

از جواب‌هایی که پاسخگویان این نظرسنجی به سوالات دادند، مشخص می‌شود مهم‌ترین اولویت کنونی IT در سازمان‌ها،‌‌ همان چیزهایی است که در نظرسنجی‌های قبلی این موسسه نیز به دست آمده بود: بهبود اثربخشی فرآیندهای کسب و کار از یک سو و کاهش هزینه‌های IT از سوی دیگر . (نمودار ۱ را ببینید)

نکته قابل توجه اینکه ۴۰ درصد پاسخگویان معتقدند ارائه اطلاعات مفید و لازم به مدیران به منظور بهبود تصمیم گیری‌ها و برنامه ریزی‌های آنان، به سرعت در حال تبدیل شدن به یک اولویت مهم در سازمان آنهاست. این رقم در سال گذشته ۳۰ درصد بوده است.

اما مدیران در پاسخ به این سوال که اولویت‌های آرمانی سازمان‌ شما چیست، بیشتر به اهداف توسعه‌ای اشاره کرده اند. به عنوان مثال، ۴۷ درصد مدیران از تولید محصولات و خدمات جدید به عنوان اولویت کاری خود خبر داده‌اند. در مقابل، فقط ۱۷ درصد کاهش هزینه‌های IT برای سازمان خود را یک اولویت به شمار آورده‌اند.

داده‌های این نظر سنجی حاکی از آن است که رضایتمندی مدیران از میزان تاثیرگذاری IT در کسب و کار‌ها و اهمیت دادن به این حوزه، رو به افزایش است.

تعداد بیشتری از مدیران فعال در حوزه‌های غیر از IT، از نقش، تاثیرات و مزایای IT ابراز خرسندی کرده‌اند. ۶۱ درصد پاسخ دهندگان از ارائه خدمات پایه و مقرون به صرفه IT (از قبیل ایمیل، پشتیبانی فنی برای لپ‌تاپ‌ها و رایانه‌های رومیزی) ابراز رضایت کرده اند و ۲۶ درصد نیز از میزان درگیر شدن مدیران ارشد کسب و کار با مقولاتی همچون ایده‌های نو، فناوری‌های جدید و بهینه سازی سیستم‌ها اعلام رضایت کرده‌اند.

به موازات این یافته‌ها، خوشبینی مدیران IT به توانایی‌های خویش در زمینه مدیریت زیرمجموعه خود هم روند صعودی دارد. به عنوان مثال ۳۰ درصد مدیران IT گزارش داده‌اند که سازمان آن‌ها از نتایج به کارگیری فناوری و وارد کردن نوآوری در کسب و کار راضی است. این رقم در سال گذشته فقط ۱۱ درصد بوده است.

در پاسخ به این پرسش که «چه عاملی اثربخشی و تاثیرگذاری مثبت IT را افزایش می‌دهد»، ۵۳ درصد مدیران از جمله مدیران فعال در حوزه IT و نیز مدیران دیگر بخش‌ها، افزایش سطح استعداد‌ها و قابلیت‌های کارکنان این حوزه را مهم دانسته و ۴۹ درصد هم افزایش اهمیت دادن به پروژه‌های آی تی در کسب و کار را عنوان کرده اند.

نمودار ۱

 

بودجه بیشتر، اولویت‌های متفاوت

شاید به دلایلی همچون باور روزافزون افراد به نقش IT و اعتمادی که نسبت به این حوزه ایجاد شده است، همچنین درک چالش‌های رقابتی پیش رو و نیز چشم‌اندازهای مثبتی که IT می تواند در کسب و کار به دنبال داشته باشد، اغلب پاسخ دهندگان پیش بینی می کنند سازمان آن‌ها، بودجه IT در سال ۲۰۱۲ را افزایش دهد. (نمودار ۲ را ببینید)

در مجموع مدیران پیش بینی می کنند سازمان آنها سرمایه گذاری‌های جدیدی در حوزه IT به عمل آورند. تقریباً یک چهارم پاسخگویان مایلند میزان افزایش سرمایه گذاری در سال جدید، بیش از ۱۰ درصد باشد. بیش از ۶۰ درصد نیز بر افزایش یا ثابت ماندن هزینه‌های بخش IT در سازمان خود تاکید دارند. این در حالی است که در سال گذشته، ۶۰ درصد مدیران شرکت کننده در نظرسنجی می‌گفتند احتمالاً بودجه IT یا ثابت می‌ماند و یا کاهش می‌یابد.

ما همچنین این سوال را مطرح کردیم که «این بودجه‌ها کجا می‌رود و چگونه مصرف می‌شود؟» پاسخگویان گفتند بیش از نیمی از بودجه جاری IT سازمان، به زیرساخت و برنامه‌های تراکنشی پایه اختصاص می‌یابد. آن‌ها در پاسخ به این پرسش که «توقع دارید در سه سال آینده این بودجه به کجا اختصاص یابد؟» جواب‌های متفاوتی دادند که معادله را تغییر داد. در پاسخ به این سوال، هواداران تخصیص بودجه IT به دو حوزه مذکور، به ۴۱ درصد کاهش یافت، در حالی که طرفداران اختصاص آن به حوزه ارتباطات و همکاری کاربران، نوآوری و راهکار‌ها یا برنامه‌های تجزیه و تحلیل داده از ۳۵ درصد کنونی به ۴۶ درصد افزایش یافت.

نمودار ۲

داده‌های بیشتر برای تصمیم گیری‌های بهتر

مدیران پاسخگوی این نظرسنجی با اشاره به اینکه سازمان آن‌ها هنوز در تصمیم گیری‌ها، ترکیبی از «داده» و «تجربه» را به کار می‌گیرد، احتمال می‌دهند در آینده به طور فزاینده‌ای از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده نیز در این زمینه استفاده شود.

در واقع پاسخ دهندگان تاکید دارند که سازمان آن‌ها در تصمیم گیری‌ها، به استفاده بیشتر از ترکیب «داده» و «ابزار تحلیل اطلاعات» روی آورده است و این امر تقریباً در تمام عملیات سازمانی مشهود است. قسمت عمده‌ای (۶۰ درصد) معتقدند این ترکیب، بیشتر در بخش‌های بازاریابی و فروش مشاهده خواهد شد. در مورد بخش تحقیق و توسعه موسوم به R&D نزدیک به نیمی از پاسخ دهندگان (۴۲ درصد) گفتند در تصمیم گیری‌ها، تحولی به سمت استفاده از داده ها و اطلاعات رخ داده است.(نمودار ۳ را ببینید)

اغلب پاسخ دهندگان اذعان دارند که انتظار می‌رود مدیران ارشد و مدیران اجرایی سازمان، از اطلاعات و ابزار تحلیل داده در تصمیم گیری‌ها استفاده کنند. در واقع یک سوم این افراد می‌گویند تمام مدیران ارشد سازمان، متقاضی دریافت اطلاعات هستند. دو‌ سوم دیگر این ویژگی را به مدیران میانی نیز نسبت می‌دهند.

با وجود آینده نویدبخش استفاده از «داده‌های کلان» برای تغییر راهبردهای شرکت و سمت و سوی فرآیندهای تصمیم گیری، بیش از ۷۵ درصد پرسش شوندگان نظرسنجی بر این باورند که مهم‌ترین مزایای استفاده از داده در سازمان آن‌ها عبارت است از گزارش گیری شفاف، منظم و به موقع از وضعیت مالی و نیز عملکرد سازمان.

فقط حدود نیمی از پاسخگویان، هدف از به کارگیری داده‌ها را دستیابی به بینش‌های نوین در کسب و کار یا راه اندازی خدمات و محصولات جدیدی مبتنی بر اطلاعات دانسته‌اند.

پژوهشگران موسسه مک‌کینزی معتقدند این دیدگاه نشانگر وجود دشواری‌ها و موانعی بر سر راه استفاده موثر از داده‌ها و تحلیل اطلاعات در فرآیند تصمیم گیری‌هاست. پاسخ دهندگان به سه مانع عمده در این زمینه اشاره کرده‌اند:

۱. وجود این طرز فکر که تجربه نسبت به داده بر‌تر است

۲. فقدان مهارت‌های لازم در به کارگیری صحیح تحلیل‌ها و داده‌ها از سوی تصمیم گیرندگان

۳. نگرانی بابت کیفیت پایین داده‌ها

 نمودار ۳

ورود پلتفرم‌های جدید

هم مدیران حوزه IT و هم مدیران دیگر بخش‌ها می‌گویند سازمان آن‌ها استفاده از پلتفرم‌های جدید را با هدف توسعه نوآوری آغاز کرده است. از جمله این پلتفرم‌ها عبارت است از: ابزارهای تحلیل داده‌ها، فناوری‌های اجتماعی اینترنت (که با عنوان وب ۲ شناخته می‌شود)، پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی (نظیر فیس‌بوک و توییتر)، رایانش توکار (embedded computing) و پردازش ابری. (نمودار ۴ را ببینید)

استفاده از چنین پلتفرم‌هایی می‌تواند برای نیل به اهداف گوناگونی از قبیل تعامل بهتر با مشتری‌ها و شرکای سازمان، و نیز ایجاد محصولات و خدمات جدید به کار گرفته شود. هر چند اغلب پاسخ دهندگان عنوان کردند که هنوز راه زیادی تا استفاده گسترده از این پلتفرم‌ها در بخش‌های مختلف سازمان باقی است، بخش قابل توجهی از آن‌ها گفتند که سازمان آن‌ها این پلتفرم‌ها را در بخش‌های محدودی به کار گرفته و یا در حال استفاده آزمایشی از آنهاست.

نمودار ۴

پاسخگویان همچنین بر این باورند که فناوری‌های همراه از قبیل تلفن‌های هوشمند، تبلت‌ها و حسگر‌ها از اهمیت رو به رشدی برخوردارند. (نمودار ۵ را ببینید)

آن‌ها می‌گویند فناوری‌ها و برنامه‌های کاربردی همراه هم به صورت درون سازمانی، به عنوان ابزار ارتباطی و ارتقای سطح بهره وری و هم به صورت برون سازمانی، برای ایجاد ارتباطات قوی با مشتری‌ها و شرکای تجاری در سازمان آن‌ها به کار گرفته می‌شود.

پاسخگویان این نظرسنجی در اروپا، در استفاده از فناوری‌های همراه، نسبت به دیگران اندکی پیشتازترند.

نمودار ۵

نگاه به IT در میان هیئت مدیره

همان‌طور که از فناوری به عنوان یک عامل مهم و تاثیرگذار در شکل دهی مجدد به کسب و کار‌ها نام برده می‌شود، پاسخ دهندگان بر این نکته تاکید دارند که هیئت مدیره یا مدیران سازمان آن‌ها، باید نقش فعال تری در این حوزه برعهده گیرند و در مورد چگونگی گنجاندن فناوری در راهبردهای کلی و جزئی سازمان، به گونه‌ای فعال‌تر وارد عرصه تصمیم گیری شوند.

پرسش شوندگان این نظرسنجی اظهار داشتند در جلسات هیئت مدیره، مهم‌ترین موضوعاتی که درباره فناوری مورد بحث و گفتگو قرار می‌گیرد، پیرامون موافقت رسمی یا بازنگری پروژه‌های بسیار بزرگ ITاست. این عده معتقدند بهتر است این مذاکرات در مورد بررسی روندهای فناوری با نگاه رو به جلو و آینده نگرانه باشد. ما از مدیران شرکت کننده در این نظرسنجی پرسیدیم: چگونه آن دسته از اعضای هیئت مدیره که از دانش مناسبی در حوزه فناوری و IT برخوردار هستند، سمت و سوی گفتگوهای هیئت مدیره را جهت‌دهی می‌کنند؟ بسیاری از آن‌ها گفتند چنین امری باعث ارتقای سطح مذاکرات می‌شود هر چند میزان تاثیر ملموس آن را نمی‌دانستند. (نمودار ۶ را ببینید)

نمودار ۶

چشم‌انداز آینده

•       بسیاری از مدیران معتقدند سازمان آن‌ها در زمینه افزایش میزان استفاده از داده‌ها و تحلیل اطلاعات، با چالش‌های فنی قابل توجهی روبرو است. بر اساس یافته ‌های این پژوهش، برخی از مهم‌ترین چالش‌های موجود در این حوزه عبارتند از:

– ایجاد منبعی واحد از اطلاعات

–  نیاز به یکپارچه کردن معماری داده‌ها

–   توسعه ابزار‌ها و مهارت‌های تحلیل داده‌ها

با این حال نباید از ذهن دور داشت که با وجود اهمیت این چالش‌ها، انجام موفقیت آمیز چنین فرایندی نیازمند عناصری فرهنگی است. از جمله:

–  توجه به ایجاد تغییرات فرهنگی لازم برای ایجاد اعتماد نسبت به لزوم استفاده از داده ها در امر تصمیم گیری.

–  ارائه آموزش‌های لازم برای کمک به رهبران سازمان در همه سطوح شرکت تا بتوانند از ابزارهای تحلیل داده ها به گونه‌ای منظم و سازمان یافته استفاده کنند.

•       به نظر پاسخگویان، مدیران سازمان همچون گذشته از بخش IT می خواهند که از طریق در هم آمیختن فرآیندهای کسب و کار با فناوری، ارزش بیشتری برای سازمان ایجاد کند. این امر به نوبه خود سرمایه گذاری‌های عظیم و روزافزونی را در این حوزه می‌طلبد. بنا بر تجربه ما، کسب موفقیت در چنین اقداماتی منوط به ایجاد طرح‌های کسب و کاری است که اولاً به خوبی تعریف شده باشد ثانیاً از چارچوب استوار و قدرتمندی بهره‌مند باشد. این طرح‌ها شامل راهکارهای روشن و سازمان یافته‌ای است که در آن‌ها، مدیران IT و رهبران کسب کار، مسئول و پاسخگو هستند.

منبع: فصلنامه مک‌کینزی