هوشمندی تجاری چیست؟

شرکت­‌ها دائما اطلاعاتی تولید می‌کنند که برای ذخیره­ آن­ها تعداد زیادی نرم‌­افزار مانند اکسل، اکسس و انواع دیتابیس‌­های مربوط به بخش‌­های مختلف سازمان (مانند بخش تولید، مالی، فروش و …) مورد نیاز است. این اطلاعات برای شرکت­‌ها بسیار ارزشمند است، ارزشی فراتر از اینکه بدانند لیست فروش آن­‌ها دیروز، هفته­ یا ماه گذشته چه بوده ­است، این اطلاعات، کاربردی وسیع‌‌­تر دارد. مثلا بررسی روند فروش برای طراحی روش­‌های موثر بازاریابی و تشخیص منابع مناسب برای اختصاص به هر واحد فروش، تجزیه و تحلیل روند عملکرد شرکت و رفتار مشتریان برای اطمینان از اینکه آیا محصولات آن­ها مناسب برای حضور و رقابت در بازار هست یا نه و برنامه‌ریزی برای توسعهٔ کسب­‌و­کار. به زبان ساده­، شرکت­‌ها از این اطلاعات در راستای بیشینه کردن درآمد و سود خود استفاده می­‌کنند اما استفاده از نرم‌افزارهای متعدد برای این کار، باعث می­‌شود بازیابی و تجزیه و تحلیل به‌هنگام اطلاعات به سختی صورت گیرد. در اینجاست که بحث هوشمندی تجاری یا (Business Intelligenc) مطرح می­‌شود.

   ابزارهای هوشمندی تجاری ضمن کمک به تصمیم­گیری بهتر، کاهش هزینه‌­ها و شناخت فرصت‌های جدید به مدیران امکان می‌دهد فرآیندهای ناکارآمد کسب‌­و­کار خود را شناسایی کنند.

هوشمندی تجاری (BI)، عبارتی کلی است که به مجوعهٔ اپلیکیشن­‌ها و نرم‌­افزارهای کاربردی لازم برای تجزیه و تحلیل اطلاعات خام یک سازمان گفته می­‌شود. BI شامل مجموعه‌ای از فعالیت­‌های مختلف از جمله استخراج و جست­‌و­جوی داده‌ها، پردازش تحلیلی آنلاین و ارائهٔ گزارش‌های کاربردی است. شرکت‌ها از ابزارهای هوشمندی تجاری برای کمک به تصمیم­‌گیری بهتر، کاهش هزینه­‌ها و شناسایی فرصت­‌های جدید کسب‌­و­کار استفاده می­‌کنند و مهم­‌تر از آن اینکه به مدیران کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب­‌و­کار ناکارآمد خود را که نیازمند مهندسی مجدد است، شناسایی کنند.

همهٔ شرکت­‌ها باید از اطلاعات جمع­‌آ‌وری شده طی فعالیت­‌های خود گزارش تهیه کنند. در واقع هر مدیری، مدیر بالاتری دارد که باید به او گزارش دهد. پیش از این برای این کار لازم بود تا اطلاعات لازم از پایگاه داده‌ها استخراج شده و پس از انتقال به دیسک در اختیار فردی که موظف به ارائهٔ گزارش است قرار گیرد که این کار توسط بخش IT انجام می­‌گرفت. سپس فرد باید زمانی را صرف تنظیم آن اطلاعات خام می­‌کرد و این کار نیازمند ساعت­‌ها و گاهی روز­ها تلاش بود، در نتیجه گزارش مربوط به هر فعالیت روزها یا هفته‌­ها بعد از اتمام آن فعالیت در اختیار مدیران قرار می‌­گرفت و این فرایند برای ارائهٔ هر گزارش تکرار می­‌شد. هوشمندی تجاری این مشکل را حل کرد و باعث شد فرآیند استخراج اطلاعات و تهیهٔ گزارش به صورت خودکار انجام­ پذیرد و نقش IT و افرادی که موظف به استخراج گزارش از داده­‌های خام بودند از میان برداشته شود، در این روش، گزارش‌ها همزمان با فعالیت­‌ها و بدون محدودیت مکانی در اختیار مدیران قرار گرفته و به آن‌­ها این امکان را می­‌دهد که به ‌صورت لحظه ­به ­لحظه بر فعالیت بخش­‌های مختلف سازمان نظارت داشته­ باشد. مدیریت درصورت نیاز می‌تواند جزئیات مربوط به هر شاخص را تا جزئی‌ترین سطح مشاهده کند. برای مثال اگر شاخص رشد درآمد وضعیت مطلوبی نداشته باشد، مدیر می‌تواند روند فروش را به تفکیک محصول، گروه مشتری، منطقه جغرافیایی، مرکز فروش و غیره مشاهده کند و به ریشه‌یابی و اصلاحات لازم برای بهبود وضعیت بپردازد.

BI برای تهیهٔ گزارش‌های دقیق، از اطلاعاتی که به­‌طور اتوماتیک از دیتابیس­‌ها استخراج می­‌شوند، استفاده می‌کند و از این گزارش‌ها به منظور تصمیم­‌گیری­‌های مهم در کسب‌­و­کار استفاده می‌شود، برای مثال تصمیم‌گیری درباره‌ی اینکه تولید چه کالاهایی باید متوقف شود و چه کالاهای جدیدی تولید شود نیازمند این است که مدیران اطلاعاتی دقیق در گزارش‌های خود داشته ­باشند. پس در این راستا امنیت داده‌­ها اهمیت اساسی می­‌یابد.

  موضوع دیگری که باعث استقبال از BI و گسترش آن شد، مساله امنیت اطلاعات بود.

قبل از مطرح شدن هوشمندی تجاری، به محض استخراج اطلاعات و ذخیره­ آن بر روی صفحات ­گسترده، امکان سوء استفاده از طریق کپی‌­برداری و سرقت اطلاعات تا حد زیادی افزایش می­‌یافت و روزانه موارد بسیاری از افشای اطلاعات سری که به­‌دلیل سهل‌انگاری اتفاق می‌افتاد اما اکنون اطلاعات از طریق ارتباطات کامپیوتری درون شرکت در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد و هرکس تنها می­تواند به اطلاعاتی دسترسی داشته ­باشد که برای انجام وظایف خاص شغلی خود به آن نیاز دارد.

تاریخچه

هانس پیتر لون از پژوهشگران IBM در مقاله‌ای در سال ۱۹۵۸، برای اولین بار از عبارت هوشمندی تجاری (business intelligence) استفاده کرد. او هوشمندی را این‌گونه تعریف کرده ­­بود: «توانایی درک روابط متقابل بین حقایق موجود به­ گونه­ای که فعالیت­ها را به سمت هدف مطلوب هدایت کند.»

هوشمندی ­تجاری به گونه­‌ای که امروزه مطرح می­‌شود، شکل تکامل­‌یافته‌ی سیستم­‌های تصمیم‌­گیری پشتیبان است که استفاده از آنها از سال ۱۹۶۰ آغاز شده و تا اواسط ۱۹۸۰ ادامه یافته ­است.

در سال ۱۹۸۹، هوارد درسنر که بعدها از تحلیلگران موسسه گارتنر شد، هوشمندی تجاری را به عنوان عبارتی برای «توصیف مفاهیم و روش­‌هایی برای بهبود تصمیم‌گیری‌های مربوط به کسب‌­و­کار با استفاده از سیستم­‌های پشتیبان مبتنی بر داده‌ها و واقعیت‌ها» به ­کار برد و از اواخر سال ۱۹۹۰ بود که این مفهوم به­‌طور گسترده مورد استفاده قرار گرفت.

چه شرکت­‌هایی از هوشمندی تجاری استفاده می­کنند؟

رستوران­های زنجیره­ای بزرگی همچون Hardee’s، Wendy’s، Ruby Tuesday و T.G.I. Friday’s از جمله کاربران عمدهٔ نرم‌افزارهای هوشمندی­‌تجاری هستند. آن­ها از BI برای تصمیم‌گیری­‌های استراتژیک خود استفاده می‌کنند، مانند اینکه چه محصولات جدیدی را به منوی خود اضافه کنند، ارائهٔ چه غذاهایی را متوقف کنند یا کدام فروشگاه­‌ها را که عملکرد ضعیفی دارند تعطیل کنند. همچنین برای مسائل تاکتیکی مانند مذاکره و بستن قرارداد با تولیدکنندگان موادغذایی و شناسایی فرصت­‌هایی برای بهبود فرآیندهای ناکارآمد خود از این ابزار استفاده می­‌کنند. کمک موثر BI به رستوران­‌ها زنجیره­ای در راه­‌اندازی زیرمجموعه­‌ها و کسب­‌و­کارهای جدید، باعث ارزش آفرینی قابل توجهی برای آن­ها شده است.

یکی از اجزای مهم سیستم‌های هوشمندی­‌تجاری، تجزیه ­و ­تحلیل کسب­‌و­کار است که برای موفقیت شرکت­‌ها در طیف وسیعی از صنایع ضروری است، اما بیشتر برای نقش آن در موفقیت تیم­‌های ورزشی حرفه‌­ای شهرت دارد. برای مثال تیم فوتبال آمریکایی New England Patriots با استفاده از ابزارهای تحلیلی توانست در طول چهار سال، سه ­بار قهرمان مسابقات Super Bowl شود. این تیم از داده­‌ها و مدل‌های تحلیلی بسیاری در داخل و خارج از میدان استفاده می­‌کند و مربیان و بازیکنان آن به دلیل بررسی دقیق فیلم­ بازی­‌ها و مطالعهٔ احتمالات آماری مربوط به نتایج بازی­‌ها شهرت دارند.

در خرده‌­فروشی، فروشگاه‌های وال­مارت با استفاده از طیف وسیعی از داده‌­ها و تجزیه ­و ­تحلیل‌­های سازمان­‌یافته برای تسلط خود بر این صنعت استفاده کرده­‌است. آمازون و یاهو نیز فقط سایت­‌های تجارت الکترونیک نیستند بلکه شدیدا تحلیلی هستند و روند «آزمون­ و یادگیری» را برای انجام تغییرات در کسب­‌و­کار خود در پیش گرفته­‌اند. شرکت  Capital one (تولید کنندهٔ کارت­‌های اعتباری) سالانه بیش از ۳۰۰۰۰ آزمایش انجام می­‌دهد تا مشتریان مطلوب را شناسایی کند و قیمت مناسبی برای کارت­‌ها اعتباری خود پیشنهاد دهد.

 چه کسی باید استفاده از ابزارهای هوشمندی­ تجاری را در سازمان به ­پیش برد؟

به اشتراک­ گذاری، عاملی حیاتی برای موفقیت پروژه­‌های BI محسوب می­‌شود زیرا هر کس که در روند انجام پروژه درگیر است باید دسترسی کامل به اطلاعات داشته­ باشد تا بتواند از این طریق شیوهٔ کاری خود را تغییر دهد. اجرای پروژه­‌های BI باید از گروه مدیران ارشد آغاز شود اما گروه بعدی باید مدیران فروش و کارمندان آن­ها باشند، زیرا این گروه مسئول افزایش میزان فروش شرکت هستند و معمولا به ­نسبت میزان توانمندی در این زمینه به آن­ها پاداش تعلق می­‌گیرد. به همین  دلیل از هر ابزاری که آنان را در این مسیر یاری کند استقبال می‌­کنند. البته استفاده از امکاناتی که BI فراهم می‌کند آسان است و اطلاعات حاصل از آن نیز قابل اطمینان و دقیق است. به کمک سیستم­‌های BI کارمندان فعالیت‌­های فردی و گروهی خود را بهبود می­‌بخشند و نهایتا عملکرد تیم­‌ فروش بهبود می­‌یابد. وقتی مدیران فروش تفاوت زیادی در عملکرد تیم‌­­های مختلف مشاهده­ کنند، سعی می­‌کنند تیم­‌های عقب‌مانده­ را نیز ارتقا دهند.

وقتی کاربرد BI از طریق تیم فروش توسعه یابد، سازمان می­‌تواند از آن به عنوان اهرمی برای قرار دادن سایر بخش­‌ها در مسیر به­‌کار­گیری هوشمندی­‌ تجاری استفاده کند. زیرا مسلما این گروه آنقدر از تاثیر BI در ارتقای خود سخن می­‌گویند که تمام سازمان برای به کارگیری این روش ترغیب می­‌شود.

چگونه می­‌توان سیستم هوشمندی ­تجاری را پیاده‌­سازی کرد؟

به­ هنگام ترسیم مسیری برای پیاده سازی هوشمندی­ تجاری، قبل از هر چیز شرکت­‌ها باید به تجزیه و تحلیل روش‌های تصمیم­‌گیری خود بپردازند و اطلاعاتی را که مدیران برای تصمیم‌­گیری‌‌های سریع‌تر و مطمئن‌تر به آن­ها نیاز دارند را مدنظر قرار دهند، و اینکه تمایل دارند این اطلاعات چگونه در اختیارشان قرار گیرد (مثلا به‌­صورت آنلاین، گزارش، نمودار یا هارد­کپی). بحث دربارهٔ نحوهٔ تصمیم­‌گیری در شرکت باعث می­‌شود بفهمند که سازمان نیاز دارد تا چه نوع اطلاعاتی را جمع‌­آوری، تحلیل و در سیستم BI خود منتشر کند. سیستم­‌های ­هوشمندی­ تجاری مناسب نیازمند ارائه­ چارچوب مشخص هستند مثلا این کافی نیست که گزارش دهیم میزان فروش دیروز X بوده و یک سال قبل در همین روز Y، بلکه باید فاکتورهای موثر بر کسب‌­و­کار که منجر به این مقادیر می­‌شود را نیز به عنوان داده­ی ورودی در اختیار سیستم قرار داد.

مانند بسیاری از پروژه­‌های تکنولوژی، درمورد سیستم هوشمندی تجاری نیز اگر کاربران در استفاده از آن حس تردید و عدم اطمینان داشته ­باشند و استفاده از آن را نپذیرند، این روش نتیجه‌­بخش نخواهد بود اما زمانی که پروژه‌های هوشمندی تجاری به شکلی استراتژیک پیاده‌­سازی شده و مورد استفاده قرار گیرد، منجر به تغییرات اساسی در جهت بهبود عملکرد و تصمیم‌گیری‌های شرکت‌ها می‌شود.

منابع:   searchdatamanagement.techtarget.com    cio.com    webopedia.com