چگونه بهتر مکالمه انجام دهیم ؟

در این مطلب راهکارهایی برای انجام مکالمه بهتر که توسط شرکت Procter& Gamble و سایت 1.agric.gov.ab.ca ارائه شده است می پردازیم. در انتهای این مطلب شما می توانید فایل PDF این مطلب را دانلود کنید.

مدیر عامل اسبق پروکتر اند گمبل (Procter Gamble) راهنمایی های ساده اما مفیدی را برای مذاکرات بهتر در محل کار و مکان های دیگر ارائه می دهد.

زمان زیادی از زندگی ما صرف صحبت کردن با مردم می شود. این نسبت ممکن است برای فروشندگان بالاتر برود و برای افراد درونگرا پایین تر بیاید، اما هر کسی می تواند مکالمات سازنده تری داشته باشد.

شاید شما الگوها و یا غرایض خوبی داشته باشید اما اگر احساس می کنید مهارت های محاوره ای شما ناقص هستند، کتاب جدید ای. جی لیفلی (A. G. Lafely) ، مدیر عامل سابق پروکتر و گمبل، مشاوره های خوبی را درباره ی اینکه چگونه می توان بحث ها را عمیق تر کرد ارائه می دهد.

در کتاب بازی برای بُرد: چگونه استراتژی در واقع عمل می کند (Play to Win: How Strategy Really Works) لیفلی اصول خود را برای داشتن یک گفتگوی پر بار به نمایش می گذارد.

حالت پیش فرض ارتباط مردم تمایل به دفاع دارد – استدلال به نفع نتیجه گیری ها و نظریه های خود شخص و اظهاراتی که درباره ی حقیقت از نقطه نظر خود بیان می کند.

«جمله ای که در پروکتر اند گمبل  سعی در القای آن داشتیم، جمله ای منطقی و بی پرده بود که به طور سنتی به ندرت مورد استفاده قرار می گیرد: «من دیدگاهی دارم که ارزش شنیدنش را دارد، اما شاید چیزی کم داشته باشد.» به نظر ساده می آید اما اگر تمامی افراد حاضر در اتاق متوجه آن شوند، این موضع تاثیر بسیار زیادی بر رفتار گروهی دارد. اولاً، آنها بعنوان یک احتمال از دیدگاه خود دفاع می کنند و نه بعنوان یک پاسخ صحیح واحد. دوماً، آنها به دقت گوش می کنند و درباره ی دیدگاه های جایگزین سوال می کنند.»

این رویکرد دارای مزایای آشکاری می باشد – به مراتب بیشتر از جلساتی که در آنها هر یک از شرکت کنندگان نقطه نظر خود را استدلال می کنند احتمال می رود به ترویج حل مشکل پرداخته شود.

بهبود کیفیت بحث باید به تصمیم گیری بهتر و جلسات بهتر بیانجامد، اما این مهارت ها می توانند روابط شخصی شما را نیز تقویت کنند. چگونه «پرس و جوی قاطعانه» را انجام می دهید؟ اینها سه مرحله انجام آن هستند:

از موضع خود دفاع کنید، سپس پاسخ های دیگران را بشنوید. سعی کنید بگویید: «من این وضعیت را اینگونه می بینم و این هم دلیلش است. شما آن را چگونه می بینید؟»

دیدگاه شخص دیگر را نقل بیان کنید و نظرشان را بپرسید. «به نظر من استدلال شما این است. منظورتان همین است؟»

یک شکاف در درک را توضیح دهید. «به نظر می آید شما فکر می کنید این تملک ایده ی خوبی نیست. می توانید به من بگویید چگونه به این نتیجه رسیدید؟»

 دفاع از ایده های تان می تواند به شما کمک کند کاری که می خواهید را انجام دهید، اما ترکیب ابراز وجود و پرسش تضمین می کند که دیگران طرف شما را بگیرند. به گفته ی لیفلی دلیل آن این است که: «استعلام و پرسش، منجر می شود به جای اینکه شخص دیگر دفاع شما را نادیده بگیرد و در پاسخ، به خلق دفاع خود بپردازد، حقیقتاً به انعکاس و شنیدن دفاع شما بنشیند.»

 آیا مکالمات شما بهبود یافته اند؟  چگونه يك سخنراني خوب ارائه كنيم ؟

 چه در حضور يك نفر و چه در حضور يك جمعيت پنجاه نفره، مي‌توان بر ترس و خجالت ناشي از سخنراني غلبه كرد.

سخنراني مهارتي است كه همه مي‌توانند با تمرين، آن را بياموزند. با استفاده از ابزار ارتباطي زير، ياد بگيريد كه چطور با اعتماد به نفس صحبت كنيد و اجرايي جالب توجه داشته باشيد.

 1) ارتباط چشمي

· يك ارتباط چشمي خوب كمك مي‌كند تا مخاطب احساس آرامش بيشتري نمايد و در توانايي‌هايي كلامي شما نيز اعتماد به وجود مي‌آورد. ارتباط چشمي خود را (پيوسته) حفظ كنيد؛ براي اينكار بايد آنقدر بر متن سخنراني خود تسلط داشته باشيد كه فقط هرازگاهي نياز به نگاه كردن به متن خود پيدا کنيد.

· چند چهره صميمي را ـ كه به مضمون سخنان شما واكنش نشان مي‌دهند ـ در بين حضار پيدا كنيد و سخنراني خود را با تمركز بر روي آنان انجام دهيد. در هر نوبت، ارتباط چشمي خود را چهار تا پنج ثانيه حفظ كنيد و سپس به سراغ نفر بعدي برويد.

2) طرز ايستادن و حركات بدن

· صحيح ايستادن نشان دهنده اعتماد به نفس است. محكم بايستيد. حركات بيش از حد ممكن است حواس شنوندگان را پرت كند.

· طبيعتا در هنگام ايستادن دستان خود را در كنار بدن قرار مي‌دهيد. براي تاكيد بر روي نكات مهم، از حركاتي استفاده كنيد كه آهسته و دقيق و در عين حال طبيعي باشند.

· به عاداتي كه ممكن است داشته باشيد، توجه كنيد؛ عاداتي مثل دست روي دست انداختن، تكيه دادن به ديوار يا با خودكار به جايي زدن. اين كارها نيز مي‌تواند حواس مخاطبان شما را پرت كند يا به آنها بگويد كه شما (نسبت به موضوع) بي‌علاقه و يا اينكه دستپاچه‌ايد.

· سخنراني خود را در مقابل آينه تمرين كنيد تا نحوه اجرا و حركات بدن خود را بررسي كرده و در صورت لزوم آنها را تغيير دهيد. شيوه‌هاي متفاوتي را مورد آزمايش قرار دهيد تا در مجموعه حركات و ژست‌هاي خود به آن هماهنگي كه با آن احساس راحتي مي‌كنيد، برسيد و همان را در برابر حضار به كار ببريد.

3) حالت چهره

· وجود صميميت در حالت و حركات چهره‌ كمك مي‌كند تا رابطه‌اي گرم و مثبت با مخاطبان خود بوجود آوريد. خنده‌اي كه شما به چهره داريد به مخاطب مي‌فهماند كه شما هم يك انسان و (در نتيجه) قابل اعتماديد، و بدين ترتيب به آنان اين فرصت را مي‌دهد كه نظرات شما را بپذيرند.

· حالت چهره شما (در حقيقت) بيانگر حال و هواي سخنان شماست و مخاطبتان را (در سخنراني) درگير مي‌كند.

4) لباس مناسب

· انتخاب خوب لباس كمك مي‌كند تا براي مخاطب خود احترام قايل شويد. قبل از حضور در محل سخنراني، نظر ديگران را در رابطه با نحوه انتخاب لباس و نيز تناسب آن با مناسبت مربوطه جويا شويد.

5) رسا بودن صدا

گاهي آهنگ و لحن كلام اثري به مراتب قويتر از محتواي آن دارد. با تمرين كردن، احساس و انرژي را به صداي خود بيفزاييد. شما مي‌توانيد با رعايت موارد زير، گفتار خود را تنوع ببخشيد:

·  بالا بردن و پايين آوردن صدا

· تغيير دادن سرعت كلام به منظور تهييج مخاطب

· استفاده از مكث و سكوت بجاي گفتن «آه»، «اوووم»، «راستش»

· كم و زياد كردن آهنگ صدا براي تاكيد بر روي نكات مهم و درگير نمودن مخاطب

· انرژي بخشيدن به صدا به اين منظور كه صدا خسته‌كننده و بي‌روح نباشد

· تمرين روزانه و ضبط صدا براي پي بردن به نكات نيازمند تغيير

 6) درگير كردن مخاطب

· با پرسيدن سوال، صحبت مستقيم و علاقه‌مند كردن مخاطبان، آنان را در سخنراني خود درگير كنيد. اين كار باعث مي‌شود با مخاطب خود يك ارتباط راحت برقرار كنيد.

· با استفاده از جملاتي جذاب در ابتداي كار، عكس، نقشه يا بخش‌هايي از يك فيلم، و يا درخواست كمك از خود حضار، آنها را در بحث خود درگير كنيد (شركت بدهيد).

 7) شوخ طبعي

· غرض از شوخي اين نيست كه نقش يك كمدين را بازي كنيد بلكه به اين وسيله بايد فضايي آرام را بوجود بياوريد و با مخاطب خود مزاح كنيد. شوخي مي‌تواند وجه تمايز يك سخنراني معمولي و يك سخنراني عالي به حساب آيد.

· اگر در گفتار خود كمي شوخي به خرج دهيد، مخاطب پي مي‌برد كه شما نيز انسانيد و در عمل نيز يادگيري انسان هنگام انبساط خاطر بيشتر است. سعي كنيد در سخنان خود داستان‌هاي شخصي و وقايع جاري را بگنجانيد تا سخنراني‌تان خشك نباشد.

 8) كنترل اضطراب

اكثر افراد از سخنراني در جمع هراس دارند، حتي بيشتر از مرگ. همه هنگام صحبت در برابر جمع به ميزان معيني اضطراب دچار مي‌شوند، اما نكته اينجاست كه نبايد به اين اضطراب پايان داد بلكه بايد آن را كنترل كرد.

· درست قبل از ايراد سخنراني چند نرمش تنفسي عمقي انجام بدهيد تا كمي آرامش پيدا كنيد.

· از اضطراب خود براي هيجان بخشيدن به سخنراني خود استفاده نماييد.

· به خاطر داشته باشيد كه از شما براي ايراد سخنراني دعوت شده است چرا كه شما حرف مهمي براي زدن داشته‌ايد.

· همه خواستار موفقيت شما هستند.

 صحبت كردن در جمع مهارتي است كه شما مي‌توانيد آن را با تمرين و ممارست بياموزيد. مهار كردن اضطراب و نيز تمرين و تكرار فنون فوق در سخنراني‌ مي‌تواند برايتان موفقيت به همراه آورد.

[aio_button align=”right” animation=”flash” color=”blue” size=”small” icon=”none” text=”دانلود این مطلب” url=”http://www.itport.ir/wp-content/uploads/2013/05/%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D9%84%D9%85%D9%87-%DA%A9%D9%86%DB%8C%D9%8501.pdf”]