آموزش کار با پایگاه داده اکسس و آشنایی با بانک های اطلاعاتی

در این مطلب به آموزش برنامه اکسس می پردازیم که برای داشتن پیش زمینه بهتر از بانکهای اطلاعاتی ابتدا به مباحث مقدماتی می پردازیم. پایگاه داده اشاره به مجموعه‌ای از داده‌های مرتبط و ساختار یا سازمان است که دسترسی به این اطلاعات معمولاً از طریق «سیستم مدیریت پایگاه داده» (DBMS) متشکل از یک مجموعه یکپارچه از نرم‌افزارهای کامپیوتری است، ذخیره ‌سازی ساده اطلاعات در یک پرونده را نیز می ‌توان نوعی پایگاه داده دانست. پایگاه های اطلاعاتی معمولاً در قالبی که برای دستگاه ها و رایانه ها و ابزارهای الکترونیکی قابل خواندن و قابل دسترسی باشند ذخیره می شوند.

بانک اطلاعاتي مجموعه اي سازمان يافته از اطلاعات و داده هاي مرتبط با هم است که موسسات و سازمان ها معمولا سيستم هاي اطلاعاتي خود را به دو صورت تشكيل داده و از آنها استفاده مي كنند.

• سيستم هاي اطلاعاتي ساده به اين نوع سيستم هاي اطلاعاتي سيستم پردازش فايل ها مي گويند.
• استفاده از بانكهاي اطلاعاتي در اين روش داده هاي موجود به صورت مجتمع يا بانك مورد استفاده قرار ميگيرند.

مزاياي استفاده از بانكهاي اطلاعاتي

• جلوگيري از اتلاف حافظه در ذخيره كردن داده ها
• كاهش ميزان افزونگي
• ايجاد اطمينان نسبت به گزارش هاي داده شده
• عدم وجود ناسازگاري داده ها
• اخذ گزارش هاي جديد
• تأمين استقلال داده اي
• سرعت داده ها،پردازش بالاست
• تمركز در مديريت داده ها به نحو خوبي امكان پذير است
• حفظ محرمانگي اطلاعات

معايب استفاده از بانكهاي اطلاعاتي

• چون طراحي بانكهاي اطلاعاتي ساده نيست نياز به متخصص هاي ماهردارد.
• به دليل اينكه داده ها متمركز هستند ممكن است جامعيت داده ها به خطر بيفتد.
• به دليل متمركز بودن سيستم اطلاعاتي امكان آسيب پذيري سيستم زياد است، (اگر يك قسمت از سيستم از كار بيفتد بقيه هم مختل مي شود.)

انواع بانک اطلاعاتی

• بانك اطلاعاتي هرمي مثل سيستم فرودگاه
• بانك اطلاعاتي شبكه مثل اطلاع دانشجويي،كد دانشجويي
• بانك اطلاعات رابطه اي،داده ها هركدام درجداول جداگانه اي در فايل ذخيره مي شود.

انواع رابطه ها

• يك به يك
• يك به چند
• چند به چند

نكته: به حالت افقي ركورد و به حالت عمودي فيلد مي گويند.

آموزش برنامه اکسس

پس از باز كردن برنامه اكسس از مجموعه آفيس براي شروع به كار از قسمت اول صفحه Blank Database سپس در قسمت راست دكمه Create را ميزنيم حالا صفحه اكسس باز مي شود.

از اينجا به بعد مراحل را همراه با تصاوير آموزش مي دهيم.

سپس كادري باز مي شود كه نام جدول را مي نويسيم كه به طور پيش فرض اين است: table1 و ok ميكنيم.

هر فيلد رابا توجه به نوع آن انتخاب ميكنيم.اين جدول مثالي براي ثبت نام يك دانشجو است.

براي گرفتن تصوير يك دانشجو بايديك فيلد عكس ايجاد كرد كه نوع فيلد را OLE Object معرفي ميكنيم. همانند شكل:

وقتي در حالت open جدول را باز كنيم يعني جدول آماده ورود اطلاعات است اما در حالتdesign viewبراي طراحي و تغييرات جدول ، آماده است.

با انتخاب اين گزينه كادر جديدي باز مي شود كه در آن حالت دوم يعني آوردن عكس از فايل را از دكمه راديويي انتخاب مي كنيم.  Creat from file

از دكمه Browse…آدرس عكس را مي دهيم. و ok ميكنيم.

كه در صورتي كه مراحل را درست طي كنيد بايد package را در كادر عكس بنويسد. كه با دابل كليك بروي نوشته ميتوان عكس را ديد.

آموزش برنامه اکسس : تعريف قانون معتبر سازي: به معناي اين است كه بتوان از ورود بعضي از مقاديرتكراي در بانك اطلاعاتي جلوگيري كرد. براي اين كار فيلد هايي كه نمي خواهيم چند بار از ما مقدار بگيرد را فيلد كليدي ميكنيم.راست كليك روي فيلد و primary key را انتخاب ميكنيم. به مثال توجه كنبد:

آموزش برنامه اکسس : ايجاد يك ليست كشويي: مراحل زير را دنبال كنيد .ليست انتخاب كاربر را به مواردش محدود مي كند.مثل انتخاب شهرو…

در پنجره ي بعدي هم finish را ميزنيم.

ضمنا براي ايجاد جدول جديد هم از ctrl+N ميتوان استفاده كرد.و مراحل آغازين را دوباره طي كرد.

رابطه چند به چند

ايجاد رابطه چند فيلد درجدول 1 با چند فيلد ازجدول 2 اين رابطه ها از ورود اطلاعات تكراري جلوگيري مي كند.

مراحل زير را ادامه دهيد تا رابطه ها ايجاد شود.

پنجره جديد باز مي شود كه در تصوير زير ميبينيد.

بعد از انتخاب جداول فيلد هاي مشترك را بري هم درگ ميكنيم و بين جدول ها خط ايجاد مي شود كه بيانگر رابطه است و براي حذف اين رايطه ها روي خطوط كليك راست و Delete را ميزنيم.

كليد هاي كيبرد در اكسس

ابتداي سطر جاري………………………………………………..Home

انتهاي سطر جاري…………………………………………………….End

آخرين خانه آخرين سطر…………………………………………….Ctrl+End

اولين خانه اولين سطر…………………………………………… Ctrl+Home

انتخاب غير هم جوار………………………………………………………..Ctrl

انتخاب هم جوار…………………………………………………………..Shift

آموزش برنامه اکسس : حركت در ركوردها:در ضمن اين قسمت در پايين صفحه قرار دارد كه به شما كمك ميكندراحت تر بين ركورد ها حركت كنيد.

 

[maxbutton id=”1″ ]