مفاهیم فناوری اطلاعات؛ برنامه‌ ریزی منابع سازمان (ERP)

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان(Enterprise Resource Planning )، یک بسته نرم‌افزاری از پیش ساخته شده و قابل تنظیم  تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و اتوماسیون جریان اطلاعات بین همه  بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیرۀ عرضه و مدیریت مشتریان با  رویکرد مشتری‌گرایی و پاسخ به بازار است. این کار با  یک نرم‌افزار کامپیوتری انجام می‌شود که با یک پایگاه داده واحد، امکان به اشتراک‌گذاری اطلاعات و ارتباط بخش‌های مختلف را با یکدیگر برقرار می‌سازد.

هر یک از ماژول‌های نرم‌افزاری متعدد یک سیستم مدیریت منابع سازمان، بخشی از وظایف موجود در شرکت را بر عهده دارند. قبل از پیدایش این سیستم‌ها، شرکت‌ها برای برآوردن نیازهای اطلاعاتی بخش‌های مختلف خود مانند حسابداری، خرید، برنامه‌ریزی، کنترل موجودی و…،  برنامه‌های کاربردی کامپیوتری جداگانه‌ای داشتند. اما امروزه، کافی است سازمان یک سیستم ERP  تهیه کند و  از آن برای همه بخش‌ها استفاده کند.  این راه حل، به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که منابع‌شان را بهتر اداره کنند.

کافی است سازمان یک سیستم ERP  تهیه کند و  از آن برای همه بخش‌ها استفاده کند.  این راه حل، به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که منابع‌شان را بهتر اداره کنند.

افزون بر این، به دلیل یکپارچگی تمام اطلاعات در میان فرایندهای کاری مختلف هزینه‌ها را کاهش داده و کارایی را افزایش ‌دهند.

برای مثال، دریافت سفارشی از مشتری را در نظر بگیرید. معمولا این سفارش روی برگ‌های ثبت شده و از بخشی به بخش دیگر  سازمان سفر می‌کند.  هر بخش متناسب با سیستم خود کدگذاری‌هایی را انجام داده و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع می‌دهد. چون  سیستم واحدی برای انجام امور بین بخش‌ها وجود ندارد، در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تأخیر، گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباه نیز می‌شود. در ضمن،  کسی به شکل صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست. مثلا  بخش مالی امکان دستیابی به سیستم انبار و ارسال کالا  و اطلاع از وضعیت حمل سفارش را ندارد. در حالی که ERP ، سیستم‌های مجزا و جداگانه  بخش‌های مالی، انبار، منابع انسانی و تولید را کنار زده و آن‌ها را با یک نرم‌افزار یکپارچه متحد جایگزین می‌کند که به‌طور کامل اطلاعات، وظایف و نیازهای تمامی بخش‌ها را کامل‌تر از سیستم قبلی برآورده می‌سازد.

 تاریخچه و سیستم‌های مختلف  ERP

گروه گارتنر اولین شرکتی بود که از این سرواژه در دهه ۱۹۹۰ استفاده کرد. این سیستم‌ها به‌عنوان نسل جدید سیستم‌های مدیریت منابع تولید (MRP)  معرفی شدند که فقط  فرایندهای تولید شرکت را پشتیبانی می‌کرد، اما در ERP همه فرایندهای اصلی سازمانی گنجانده شده است. در دهه ۱۹۹۰ فروشندگان اصلی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان مانند SAP ، Oracle، J.D.Edwards ،PeopleSoft  ، Bann، با استقبال خوب شرکت‌ها و سازمان‌ها از نرم‌افزارهایشان رو به رو شدند.  نیاز شرکت‌ها به نرم‌افزارهای یکپارچه در حوزه‌های مختلف کاری، هزینه‌های بالای نگه‌داری سیستم‌های سنتی، رشد رقابت و جهانی شدن را می‌توان از جمله دلایل این استقبال برشمرد.  با ظهور اینترنت، سازندگان سیستم‌های ERP قابلیت استفاده از کسب وکار الکترونیکی را در سیستم‌های خود فراهم آوردند تا کاربران بتوانند به‌راحتی با استفاده از یک مرورگر اینترنت در هر زمان و از هر جای دنیا به داده‌های موجود در پایگاه‌های داده سیستم ERP موجود در سازمان خود دسترسی پیدا کرده ، از آن استفاده کنند و یا داده جدیدی را وارد کنند. برای نمونه می‌توان به شرکت Oracle اشاره کرد که در  سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی جدیدش  قابلیت کسب‌وکار الکترونیک را گنجانده است.

بزرگترین تولیدکننده نرم‌افزارهای ERP شرکت آلمانی SAP است. نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی این شرکت می‌تواند همه بخش‌های وظیفه‌ای یک سازمان و شرکت را به یکدیگر پیوند دهد.

بزرگترین تولیدکننده نرم‌افزارهای ERP شرکت آلمانی SAP است. نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی این شرکت می‌تواند همه بخش‌های وظیفه‌ای یک سازمان و شرکت را به یکدیگر پیوند دهد.  این نرم‌افزار از چهار بخش  حسابداری، تولید، فروش و منابع انسانی تشکیل شده است که این چهار بخش بیش از هفتاد ماژول را در این نرم‌افزار به خود اختصاص داده‌اند. استفاده از  این نرم‌افزار به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که کاملا اتوماتیک و یکپارچه عمل کنند و بسیاری از فرایندها و رویه‌های دستی و هزینه‌بر را حذف کنند. قابلیت دیگر این نرم‌افزار، چند ملیتی بودن آن  و  پشتیبانی از  واحدهای مختلف پولی، زبان‌های مختلف، قوانین و مقررات مالیاتی گوناگون است.

 سیستم‌های ERP باید  چند  ویژگی اساسی داشته باشند

یکپارچگی پایگاه داده: همه بخش‌های مختلف یک شرکت یا سازمان از یک پایگاه داده به صورت یکپارچه استفاده می‌کنند

– جامع و فراگیر بودن: سیستم‌های ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده امکان برنامه‌ریزی و پیش‌بینی جامع منابع را داشته باشد-

• – انعطاف پذیری: سیستم‌های ERP باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغیر سازمان‌ها و شرکت‌های استفاده کننده باشند-
• – ماژولار بودن: این سیستم‌ها باید به گونه‌ای باشد که هر جزیی از بسته نرم‌افزاری را بتوان بدون تأثیر در رویه‌های دیگر در هر زمانی تغییر داده، اضافه یا حذف کرد-
• – داشتن بهترین روش‌های موجود کسب‌وکار (Best Business Practices): مجموعه‌ای از بهترین رویه‌های مورد استفاده و تجربه شده کسب‌وکار باید در این نرم‌افزارها گردآوری شده باشد-
• – سایر ویژگی‌ها: علاوه بر موارد کلیدی مطرح شده در بالا یکپارچگی بین ماژول‌ها جهت صرفه‌جویی در زمان، کاهش کارها، حذف دوباره‌کاری و بهینه‌سازی منابع، محیط کاربرپسند شامل منوهای زیبا، راهنمای آنلاین و رابط گرافیکی مناسب، انعطاف‌پذیری در انطباق با قوانین کشورها در زمینه‌های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را می‌توان عنوان کرد.

اجزای تشکیل‌دهنده سیستم‌های ERP

همه سیستم‌های ERP اجزای مشترکی دارند  که  هر شرکت بنا به نیاز خود از یکی یا همه این بخش‌ها استفاده می‌کند. این بخش‌ها را می‌توان به‌صورت زیر برشمرد:

• – حسابداری مالی: سیستمی برای مدیریت اتوماتیک و گزارش‌دهی مربوط به دفاتر کل، حساب‌های دریافتی و پرداختی و سایر موارد مربوط به سیستم حسابداری و نگه‌داری حساب‌ها
• – کنترل: برای نگه‌داری جریان درآمدها و هزینه‌ها در یک شرکت و به‌عنوان یک ابزار مدیریتی برای تصمیم گیری‌های سازمانی
• – مدیریت دارایی‌ها:‌ سیستمی برای نگه‌داری اطلاعات مربوط به دارایی‌ها از جمله خرید، فروش، استهلاک و مدیریت سرمایه‌گذاری در دارایی‌ها
• – سیستم پروژه: این سیستم برای  برنامه‌ریزی، کنترل و نظارت بر پروژه‌های پیچیده و بلند مدت دارای اهداف مشخص و تعریف شده استفاده می‌شود
• – راه‌حل‌های صنعتی: سیستمی است که ماژول‌های کاربردیERP  را با برنامه‌های کاربردی دیگر که خاص برخی از صنایع از جمله نفت، گاز، دارویی و بانکداری نوشته شده است ترکیب می‌کند.
• – منابع انسانی: سیستمی است کاملا یکپارچه که برای پشتیبانی و برنامه‌ریزی فعالیت‌های پرسنل در شرکت‌ها کاربرد دارد-
• – مدیریت مواد: این سیستم وظایف مربوط به تدارکات و انبار مواد، سفارش مجدد و … را بر عهده دارد-
• – برنامه‌ریزی تولید: برای برنامه‌ریزی و کنترل فعالیت‌های تولیدی یک شرکت کاربرد دارد. این ماژول شامل اجزای فرعی ردیابی مواد، برنامه‌ریزی عملیات و فروش‌، برنامه کلان تولید، برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مواد، کنترل سطح کارخانه، سفارشات تولید، هزینه‌یابی مواد و… است-
• – فروش و توزیع: این سیستم، بهینه‌سازی همه وظایف مربوط به فروش، ارسال و صدور صورت‌حساب را در برمی‌گیرد. اجزای فرعی این ماژول شامل پشتیبانی قبل از فروش، پردازش درخواست مشتری، پردازش اعتبار مشتری، پردازش سفارشات فروش، پردازش ارسال کالا و سیستم اطلاعات فروش هستند .